Урожаю - строгий учет и сохранность

Продукция растениеводства поступает в хозяйство в сжатые сроки уборки при различных погодных условиях. Поэтому правильная организация учета ее поступления и дальнейшего движения имеет особо важное значение. Главный бухгалтер должен определить обязанности каждого материально ответственного лица по оформлению поступающей от урожая продукции первичными документами, подготовить достаточное количество бланков первичных документов, пронумеровать их.
В исправном состоянии должно быть весовое хозяйство. Комбайнерам, заведующим складами и токами в обязательном порядке необходимо пройти инструктаж о порядке отправки с поля и приемки в места хранения собранного урожая, и они должны быть обеспечены соответствующей документацией. В уголке хлебороба каждого зернотока должны быть оформлены бюллетени о ходе уборки, содержаться разъяснения о правах и обязанностях заведующего током. Следует оформить и установить стенд с образцами заполнения первичных документов.
Необходимо правильно взвешивать хлеб, поступающий с поля и отправляемый в места хранения или в закрома государства. При каждом рейсе автомобили должны взвешиваться с грузом и без него. Но это требование выполняется не всегда. Порожний автомобиль взвешивается только один раз в день. В других рейсах он взвешивается вместе с грузом, а вес тары исключается в одном и том же размере, хотя в течение дня он снижается, так как используется запас горючего. В результате чистый вес урожая приуменьшается, а на токах и складах создается резерв неучтенного зерна. Это иногда служит поводом для хищения.
Поступающий с поля хлеб оприходуется в бункерном весе. В период подработки и сушки его вес уменьшается. Связанные с этим потери списываются с материально ответственных лиц по актам. А списание неиспользуемых отходов и других потерь при подработке должно производиться при наличии справок о лабораторном анализе зерна. Они прилагаются заведующими токами к отчетам о движении зерна.
Путевки или реестры отправки зерна при заполнении требуют большой траты времени, в связи с чем предлагается талонная система учета.
При учете урожая зерновой продукции применяются талоны и специальные реестры. Для оформления отправки зерна от комбайнов на ток применяют талоны шофера ф. №165-АПК (СП – 5 по Госкомстату) и комбайнера ф. №165а-АПК (СП – 6). Каждый талон предназначен для учета одного бункера зерна, отправляемого от комбайна. Обмениваясь талонами, водитель несет ответственность за отгруженное из бункера и доставленное на ток зерно. При этом исключается возможность приписать лишний рейс, так как каждый из них записывается в путевой лист на основании реестра водителя.
Соответствующие пронумерованные талоны с заранее заполненными в бухгалтерии названием хозяйства, табельным (лицевым) номером и фамилией присваивают комбайнерам (шоферам). Их подписывает главный бухгалтер хозяйства и скрепляет печатью. Затем их регистрируют по видам в журнале учета выданных талонов (ф. № 188) и выдают каждому комбайнеру, шоферу, занятому на вывозе зерна, под расписку в указанном журнале. При каждой отправке от комбайна полного бункера зерна комбайнер передает шоферу один талон комбайнера. Одновременно шофер передает комбайнеру один талон шофера. Если от комбайна отправляют полный бункер зерна, никакие записи в талонах комбайнера и шофера не делаются. В этом большое преимущество данного варианта учета.
Зерно, поступившее на ток или склад хозяйства, обязательно взвешивают. Затем шофер передает весовщику талоны, полученные им от комбайнеров, и реестр приема зерна от шофера ф.165 в-АПК (СП – 8). Указанный реестр ведется в одном экземпляре и постоянно находится у шофера. Взвесив автомашину с зерном, заведующий током записывает номера талонов комбайнеров, принятых от шофера, фамилию шофера, доставившего зерно, номер автомашины и другие данные в реестр приема зерна весовщиком ф. №166-АПК (СП –9), который также ведется в одном экземпляре.
Разгрузив зерно, шофер возвращается на весовую, где весовщик взвешивает автомашину, записывает в своем реестре массу тары, определяет массу нетто и одновременно указывает, от какого комбайнера принято зерно (в отдельных графах). Коли-чество сданного зерна подтверждается в этом реестре подписью шофера. Реестр приема зерна весовщиком открывается ежедневно на каждую культуру (сорт) и служит основанием для оприходования зерна.
Одновременно заведующий током фактическую массу принятого зерна записывает в реестр приема зерна от шофера, подтверждает своей подписью и передает его шоферу. На основании данных реестра приема зерна весовщиком заведующий током делает записи в ведомости движения зерна и другой продукции ф. № 167-АПК (СП – 11) и в книге складского учета. После окончания рабочего дня заведующий током подсчитывает в реестре приема зерна общую массу принятого зерна за день и отдельно от каждого комбайнера.
Шофер на основании своего реестра приема зерна записывает ежедневно коли-чество перевезенного зерна в путевой лист грузового автомобиля и сдает в конце рабочего дня эти документы в бухгалтерию хозяйства. Реестр водителя является документом для оприходывания зерна и начисления ему зарплаты. Комбайнер после окончания смены передает заведующему током все талоны, полученные от шофера, а от него взамен получает выписку из реестра о намолоте зерна и убранной площади, предварительно сверив количество отправленных от комбайна и принятых на току бункеров зерна в течение дня.
Выписки из реестра о намолоте зерна подписывает заведующий током. Комбайнер на основании данных указанной выписки записывает в учетный лист тракториста-машиниста сведения о фактическом намолоте зерна и в конце дня (или на следующий день) сдает эти документы бригадиру или в бухгалтерию хозяйства. Талоны комбайнера и талоны шофера, сданные в конце рабочего дня заведующему током, вместе с ведомостью движения зерна и другой продукции (ф. № 167 - АПК) и приложенными к ней реестрами приема зерна весовщиком ф. №166-АПК (СП – 9) ежедневно передают в бухгалтерию хозяйства. На основании этих документов производят дальнейшие записи в бухгалтерских регистрах.
В бухгалтерии хозяйства ежедневно сверяют данные указанных реестров и талонов комбайнера, шофера, по каждому бункеру зерна, принятому от комбайна и сданному на склад. После этого талоны могут быть выданы под отчет комбайнерам, шоферам для повторного использования.
Зерно, поступившее от комбайнеров на ток, в большинстве случаев требует дополнительной подсушки и сортировки. Каждую партию зерна, отпущенного для очистки, сортировки и сушки, взвешивают. По окончании сортировки и очистки определяют количество полученной зерновой продукции и устанавливают размер усушки и неиспользованных отходов. Качество вышедшей после сортировки продукции определяют с помощью лабораторного анализа, при этом устанавливают натуру и влажность зерна до и после подработки, процент содержания полноценного зерна в зерновых отходах и т.п. Результаты процента сортировки отражают в акте на сортировку и сушку продукции растениеводства ф. № 169-АПК (СП – 12).
Акт составляют в одном экземпляре на каждую партию отсортированной продукции. Его подписывает заведующий током, утверждают руководитель хозяйства и агроном. Не позднее следующего дня после сортировки акт передают в бухгалтерию хозяйства.
Заведующий током (или весовщик) ведет три формы реестра: приема зерна от водителя, который прилагает его к путевому листу для начисления зарплаты; комбайнера, который также заполняется им и в конце дня и передается комбайнеру или учетчику; кладовщика, который ведется в разрезе комбайнеров. Внутренние перемещения оформляются требованиями-накладными. Отправка зерна государству оформляется товарно-транспортными накладными по форме № 190-АПК (СП – 11). Они оформляются в трех, а при отправке зерна с привлеченным транспортом – в четырех экземплярах. Товарно-транспортные накладные в месте их выписки (ток, склад и т.д.) регистрируют в реестре документов на выбытие продукции ф. № 163-АПК (СП – 3).
Сдаваемые в хлебоприемное предприятие сортовые семена сопровождаются удос-товерениями, которые выписываются агрономами в двух экземплярах, подписываются и заведующим током.
Все расхождения, обнаруженные при приемке зерна в хлебоприемное предприятие между весом, показанным в накладной, и фактически принятым весом, оформляются актом, который подписывается водителем, заведующим током и председателем (членом) ревкомиссии хозяйства и вместе с отчетом передаются в бухгалтерию. О расхождениях сообщают руководителю хозяйства для принятия соответствующих мер.
При отправке зерновой продукции на склады хозяйства с тока на каждую отправляемую партию выписывают сопроводительный документ. Такими документами могут быть путевка на вывоз продукции с поля, реестр отправки зерна и другой продукции с поля или накладная. Накладную (внутрихозяйственного назначения) (ф. № 264-АПК) оформляют примерно так же, как и путевку на вывоз продукции с поля.
Сводным документом о поступлении и расходовании зерновой продукции на току является ведомость движения зерна и другой продукции (ф. № 167-АПК). Ее составляет заведующий током ежедневно после окончания рабочего дня по каждой культуре и сорту. В специальном разделе ведомости «Регистрационный лист на поступившую или выбывшую продукцию» записывают номера всех первичных документов (путевки на вывоз продукции с поля, реестры отправки зерна и другой продукции с поля, накладные, товарно-транс-портные накладные, акты на сортировку и сушку продукции растениеводства) и указанную в них массу зерна. Записи группируют по объектам поступления и отправки продукции. В конце дня подсчитывают итоги и данные о движении зерна отражают в первой части ведомости.
Ведомость движения зерна вместе с первичными документами, на основании которых она составлена, в конце рабочего дня передают в бухгалтерию хозяйства. Однако, прежде чем сдавать документы, заведующие токами отражают все данные о движении зерновой продукции в книге складского учета. Это дает возможность систематически контролировать движение зерновой продукции на току и сверять его с данными бухгалтерского учета.
В бухгалтерии проверяют все поступившие документы и учитывают движение продукции по каждому току. Для этого составляют накопительную ведомость движения зерна по каждой культуре.
Информационно-консультационный центр.